Zásady spracúvania osobných údajov
Tieto zásady sa vzťahujú na spracúvanie osobných údajov pri prevádzke webu www.deluxservis.sk, pri vybavovaní dopytov, servisných objednávok, pri komunikácii so zákazníkmi a pri súvisiacich zákonných povinnostiach.
1. Prevádzkovateľ osobných údajov
THservis s. r. o.
Obchodná značka: DELUX SERViS
Sídlo: Hradná 323, 013 52 Súľov-Hradná, Slovenská republika
IČO: 57 610 479
DIČ: 2122840137
Obchodný register: Okresný súd Žilina, oddiel Sro, vložka č. 91141/L
E-mail: info@deluxservis.sk
Telefón: +421 911 050 004
Adresa sídla nie je automaticky miestom prijatia zariadenia do servisu. Osobné odovzdanie sa vykonáva po predchádzajúcej dohode.
2. Rozsah spracúvaných údajov
- Identifikačné a kontaktné údaje: meno, priezvisko, telefón, e-mail, pri firemných zákazkách údaje spoločnosti a jej kontaktnej osoby.
- Údaje o servisnej zákazke: druh, značka a model zariadenia, identifikačné číslo zariadenia, opis závady, servisné úkony, stav opravy, cena a súvisiaca komunikácia.
- Prílohy k dopytu a objednávke: fotografie zariadenia, dokumenty a ďalšie podklady poskytnuté zákazníkom.
- Fakturačné a logistické údaje: fakturačná alebo doručovacia adresa, IČO, DIČ, IČ DPH, údaje potrebné na úhradu a odovzdanie zariadenia.
- Technické a bezpečnostné údaje: IP adresa, údaje o prehliadači, bezpečnostné a prevádzkové záznamy, identifikátory cookies podľa nastavení súhlasu.
Pri opravách sa môže vyskytnúť nevyhnutný prístup k obsahu zariadenia. Takýto prístup má byť obmedzený na rozsah potrebný na dohodnutú diagnostiku alebo opravu. Prístupový kód či heslo sa nemá vyžadovať, ak nie je na konkrétny úkon potrebné. Pred odovzdaním zariadenia odporúčame zálohovať údaje.
3. Účely a právne základy spracúvania
3.1 Dopyt, cenová ponuka a komunikácia
Vybavenie otázok, príprava cenovej ponuky, zisťovanie dostupnosti dielov a dohodnutie servisu. Právnym základom sú opatrenia pred uzavretím zmluvy na žiadosť dotknutej osoby podľa čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR. Pri komunikácii s kontaktnými osobami právnických osôb môže byť právnym základom oprávnený záujem na obchodnej komunikácii podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR.
3.2 Realizácia servisnej zákazky
Prijatie a evidencia zákazky, diagnostika, oprava, oznámenie stavu, odovzdanie a vybavenie súvisiacich požiadaviek. Právnym základom je čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR; pri kontaktných osobách firemných zákazníkov aj čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR.
3.3 Účtovníctvo a zákonné povinnosti
Vystavenie a archivácia účtovných a daňových dokladov, plnenie povinností vyplývajúcich z právnych predpisov. Právnym základom je čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR.
3.4 Reklamácie, pohľadávky a ochrana práv
Vybavenie reklamácií, preukazovanie poskytnutia služby, uplatňovanie a obhajoba právnych nárokov. Právnym základom môže byť čl. 6 ods. 1 písm. c) alebo f) GDPR podľa konkrétneho účelu. Oprávneným záujmom je ochrana práv a majetkových nárokov prevádzkovateľa.
3.5 Technická bezpečnosť webu a servisného systému
Predchádzanie zneužitiu formulárov, ochrana zákazníckych záznamov, odhaľovanie technických chýb a neoprávnených prístupov. Právnym základom je čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR; oprávneným záujmom je bezpečnosť informačných systémov a údajov.
3.6 Analytika, reklama a obchodné oznámenia
Spracúvanie prostredníctvom nepovinných analytických alebo reklamných cookies sa vykonáva iba po udelení požadovaného súhlasu podľa čl. 6 ods. 1 písm. a) GDPR a príslušných pravidiel elektronických komunikácií. Pri zasielaní obchodných oznámení sa uplatňujú osobitné pravidlá priameho marketingu; súhlas alebo právo namietať možno uplatniť podľa konkrétneho právneho základu.
4. Zdroj údajov a povinnosť ich poskytnúť
Údaje získavame predovšetkým od zákazníka prostredníctvom kontaktných a objednávkových formulárov, e-mailu, telefónu a pri prijatí zariadenia. Pri firemných zákazkách môžeme získať údaje kontaktnej osoby od jej zamestnávateľa alebo obchodného partnera. Technické údaje vznikajú pri používaní webu a jeho zabezpečení.
Údaje potrebné na dopyt, servis alebo splnenie zákonných povinností sú nevyhnutné na príslušný účel. Ak nebudú poskytnuté, niektoré služby nemusí byť možné vykonať. Poskytnutie údajov pre nepovinný marketing a analytiku je dobrovoľné.
5. Uchovávanie osobných údajov
- Nerealizované dopyty: po dobu potrebnú na vybavenie dopytu a následne na preukázanie komunikácie a ochranu prípadných nárokov. Konkrétna lehota sa určuje podľa účelu, charakteru komunikácie a platných premlčacích lehôt.
- Servisné zákazky: počas zmluvného vzťahu a následne podľa lehôt relevantných pre reklamácie, zákonné povinnosti a uplatňovanie právnych nárokov.
- Účtovné doklady: spravidla desať rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú, podľa § 35 zákona č. 431/2002 Z. z., ak osobitný predpis neustanovuje inak.
- Technické a bezpečnostné záznamy: po dobu primeranú účelu ich uchovania, prípadne dlhšie, ak sa rieši bezpečnostný incident alebo právny nárok.
- Marketing a súhlas: počas trvania príslušného právneho základu; záznamy potrebné na preukázanie splnenia povinností môžu byť uchované podľa príslušných zákonných lehôt.
- Cookies: podľa druhu a doby platnosti konkrétneho súboru cookie uvedenej v nastaveniach cookies.
6. Príjemcovia a sprostredkovatelia
Osobné údaje môžu byť v nevyhnutnom rozsahu sprístupnené najmä poskytovateľom webhostingu, e-mailových a cloudových služieb, technickej podpory a bezpečnosti, účtovníctva, platobných a doručovacích služieb, ako aj orgánom verejnej moci, ak to vyžaduje právny predpis.
Pri evidencii servisných zákaziek sa využíva interný systém DELUX OS a jeho technická infraštruktúra. Príjemcami môžu byť aj poskytovatelia analytických a reklamných služieb v rozsahu ich skutočného využívania a udelených súhlasov. V prípadoch, keď príjemca koná ako sprostredkovateľ, sa vyžaduje zmluvné zabezpečenie podľa čl. 28 GDPR.
7. Prenos osobných údajov mimo EHP
Pri využívaní niektorých externých technologických služieb môže dochádzať k prenosu údajov alebo prístupu k údajom z krajín mimo Európskeho hospodárskeho priestoru. Ak k takému prenosu dochádza, musí byť zabezpečený mechanizmom podľa kapitoly V GDPR, napríklad rozhodnutím o primeranosti alebo štandardnými zmluvnými doložkami, podľa konkrétneho poskytovateľa a služby. Informácie o uplatnených zárukách možno požadovať na uvedenom e-maile prevádzkovateľa.
8. Cookies
Web môže ukladať technické cookies nevyhnutné na jeho fungovanie a bezpečnosť. Cookies a obdobné technológie, ktoré vyžadujú súhlas (napríklad vybrané analytické alebo reklamné nástroje), sa môžu používať iba po jeho udelení. Súhlas možno odmietnuť alebo odvolať rovnako jednoducho, ako bol udelený. Aktuálny prehľad cookies a ich nastavenia sú predmetom cookie lišty alebo samostatného nastavenia súkromia na webe.
Cookies je možné spravovať aj v nastavení internetového prehliadača. Obmedzenie nevyhnutných cookies môže vplývať na funkčnosť webu.
9. Bezpečnosť a údaje v servisovaných zariadeniach
Prevádzkovateľ prijíma primerané technické a organizačné opatrenia vzhľadom na povahu spracúvaných údajov a riziká spracúvania. Prístup k údajom má byť obmedzený na oprávnené osoby a rozsah nevyhnutný na príslušný servisný úkon. Zákazníkovi sa odporúča pred servisom zálohovať údaje a neposkytovať prihlasovacie údaje, ak to nie je potrebné.
10. Práva dotknutej osoby
Za podmienok stanovených GDPR má dotknutá osoba právo na prístup k údajom (čl. 15), opravu (čl. 16), vymazanie (čl. 17), obmedzenie spracúvania (čl. 18), prenosnosť údajov (čl. 20) a namietanie (čl. 21). Ak je spracúvanie založené na súhlase, súhlas možno kedykoľvek odvolať bez vplyvu na zákonnosť spracúvania pred jeho odvolaním.
Žiadosť je možné podať na info@deluxservis.sk. Prevádzkovateľ poskytne odpoveď bez zbytočného odkladu, spravidla do jedného mesiaca; v prípadoch podľa čl. 12 ods. 3 GDPR možno lehotu predĺžiť. Pri dôvodných pochybnostiach o totožnosti žiadateľa možno požadovať nevyhnutné doplňujúce informácie. Uplatňovanie práv je zásadne bezplatné, s výnimkami podľa čl. 12 ods. 5 GDPR.
Dotknutá osoba môže podať sťažnosť dozornému orgánu: Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky.
11. Automatizované rozhodovanie
Pri vybavovaní servisných zákaziek sa nevykonáva rozhodovanie založené výlučne na automatizovanom spracúvaní, ktoré by malo právne účinky alebo obdobne významné účinky podľa čl. 22 GDPR.
12. Aktualizácia zásad
Text sa aktualizuje pri zmene účelov spracúvania, technických služieb alebo príslušných právnych požiadaviek. Aktuálne znenie je zverejnené na tejto stránke.